L'assistente WhatsApp è un aiuto per chi è in cantiere e vuole inviare rapidamente informazioni in ufficio. I lavoratori scrivono un messaggio WhatsApp, anche vocale, e l'assistente compila il rapportino al posto loro: ore lavorate, lavorazioni eseguite, veicoli e macchinari utilizzati, foto del DDT. Tu in Pillar ricevi tutto già pronto: devi solo approvare i rapportini.
Cosa può fare l'assistente WhatsApp
Compilare un rapportino di cantiere a partire da un messaggio scritto o vocale ("Cantiere Roma, io e Marco 8 ore, sereno").
Riconoscere più lavoratori nello stesso messaggio e assegnare le ore a ciascuno.
Registrare veicoli e chilometri percorsi ("Ho usato il furgone per 50 km").
Registrare macchinari e ore di utilizzo ("Escavatore 3 ore").
Capire date relative come "ieri", "lunedì scorso", "15 dicembre".
Salvare foto, PDF e video (per esempio i DDT cartacei) nella sezione File del cantiere giusto.
Rispondere nella lingua del lavoratore: italiano, rumeno, albanese, arabo, inglese, francese e altre lingue. Funziona per tutti, senza configurazioni.
Cosa il lavoratore può fare via WhatsApp
Una volta abilitato, il lavoratore può scrivere all'assistente in modo libero. L'assistente capisce e compila al posto suo. È possibile inviare messaggi di testo, messaggi vocali e inviare foto.
Scrivere un rapportino
Il lavoratore può dire tutto in un messaggio solo, oppure rispondere alle domande dell'assistente. Esempi:
"Cantiere Roma, io e Marco 8 ore, sereno"
"Oggi 8 ore al cantiere di Ravenna"
"Mario 4 ore demolizioni, 4 ore scavi"
Se manca qualcosa, l'assistente chiede direttamente al lavoratore (su quale cantiere, quante ore, quali veicoli o macchinari). Quando ha tutto, mostra un riepilogo e chiede conferma: solo dopo l'ok il rapportino viene salvato in Pillar come bozza da approvare per chi lo riceve in ufficio.
Come vengono riconosciute le lavorazioni
Quando il lavoratore indica una lavorazione (per esempio "Mario 4 ore demolizioni"), l'assistente prova a collegarla a una delle lavorazioni del programma del cantiere e, se la trova, associa le ore.
L'assistente riconosce solo le lavorazioni in corso: quelle non ancora avviate o già concluse non vengono collegate. Se vuoi che una lavorazione venga riconosciuta, assicurati che sia segnata come in corso nel programma del cantiere.
Il riconoscimento è più preciso se il lavoratore è già assegnato a quella lavorazione nel programma: in quel caso l'assistente la aggancia con più sicurezza.
Se il nome è chiaro, l'assistente collega la lavorazione da solo. Se è incerto, lo chiede con dei bottoni, al massimo una volta per rapportino per non disturbare il lavoratore.
Se invece l'assistente non riesce a collegare una lavorazione (per esempio perché non è tra quelle in corso), il testo dettato dal lavoratore non va perso: viene riportato nelle note del rapportino, contrassegnato con ⚠️. Così chi verifica in ufficio legge esattamente cosa ha indicato il lavoratore e può fare l'associazione corretta a mano.
Registrare chilometri fatti con un veicolo
Se il lavoratore ha usato un veicolo aziendale, può dichiararlo a voce o per iscritto per inserirlo nel rapportino. L'assistente cerca il veicolo in anagrafica per targa, nome o marca/modello. Esempi:
"Ho usato l'Audi per 50 km"
"Oggi il furgone Fiat Ducato ha fatto 120 km"
"EX117YA, 30 km"
Se ci sono più veicoli compatibili (per esempio due Fiat Ducato), l'assistente propone le targhe disponibili e il lavoratore sceglie con un clic.
Registrare ore di lavoro dei macchinari
I macchinari di cantiere (escavatore, gru, rullo, ecc…) si registrano in modo diverso dai veicoli: si contano le ore di utilizzo, non i chilometri. Il lavoratore può dichiararli a voce o per iscritto e l'assistente li riconosce per nome. Esempi:
"Ho usato l'escavatore per 3 ore"
"La gru 5 ore"
Se il lavoratore non indica le ore, l'assistente gliele chiede. Se ci sono più macchinari simili, mostra dei bottoni per scegliere quello giusto.
Inviare DDT, rapportini cartacei, foto
Il lavoratore può scattare foto del rapportino cartaceo, di un DDT, di un appunto di cantiere, dello stato dei lavori, ecc, e mandarle direttamente in chat.
Se il lavoratore lavora su un solo cantiere, i file vengono salvati lì in automatico.
Se è associato a più cantieri, l'assistente chiede su quale salvarli.
Formati accettati: foto (JPG, PNG), PDF, video. Massimo 100 MB per file.
Sui DDT, l'AI di Pillar estrae anche i dati e sarà necessario solamente verificare i dati estratti su Pillar.
Correggere o annullare
Se al riepilogo il lavoratore si accorge di un errore, può rispondere correggendo ("no, Mario ha fatto 6 ore"): l'assistente aggiorna i dati e rifà il riepilogo.
In qualsiasi momento può scrivere "annulla" per annullare il rapportino in corso. Nulla viene salvato.
Cosa l'assistente non fa
Non modifica rapportini già salvati. Crea solo nuove bozze. Le correzioni si fanno dall'app Pillar.
Non cancella rapportini approvati. Solo quello in corso, se il lavoratore scrive "annulla" prima di confermare.
Non riconosce lavoratori o mezzi non registrati in Pillar. Se il nome o la targa non è in anagrafica, l'assistente lo segnala nel riepilogo e chi verificherà il rapportino in ufficio potrà aggiungerli.
Non manda notifiche autonome. Risponde solo quando il lavoratore scrive. Le uniche eccezioni sono il messaggio di benvenuto alla prima abilitazione e il promemoria automatico delle 18:30 (vedi sotto).
Non gestisce fatture, pagamenti o questioni di busta paga. Si occupa solo di rapportini, DDT e file.
Non funziona via SMS. Serve un numero con WhatsApp attivo.
Non accetta sticker, contatti o posizione. Solo testo, vocale, foto, PDF e video.
Non sostituisce l'app Pillar. L'approvazione dei rapportini, la gestione del cantiere e la consultazione dei dati restano nell'app.
Inviare un promemoria ai lavoratori
Pillar invia in automatico un promemoria WhatsApp tutti i giorni alle 18:30 ai lavoratori per cui hai attivato il promemoria, così non devi ricordarti di farlo a mano. Il lavoratore riceve una notifica che gli ricorda di registrare le ore della giornata.
Come attivare i promemoria per un lavoratore
Apri il cantiere e vai nella sezione Lavoratori.
Seleziona i lavoratori per cui vuoi attivare il promemoria mettendo la spunta accanto al loro nome. Puoi selezionarne anche più di uno.
In fondo alla pagina compare il bottone Imposta promemoria con il numero di lavoratori selezionati. Cliccalo.
Si apre una finestra di conferma: clicca su Conferma.
Da quel momento, i lavoratori selezionati riceveranno il promemoria su WhatsApp ogni giorno alle 18:30.
Chi può attivare i promemoria
L'attivazione dei promemoria è disponibile per gli utenti con i permessi di gestione dei lavoratori sul cantiere, ovvero con ruolo Titolare o Amministratore.
‼️ Pre-requisito: per ricevere il promemoria, il lavoratore deve essere già abilitato all'assistente WhatsApp (numero di telefono registrato e associazione al cantiere). Su un lavoratore non abilitato non è possibile impostare i promemoria.
Come abilitare i lavoratori all'assistente WhatsApp
Per usare l'assistente, ogni lavoratore deve essere abilitato dal cantiere (con numero di telefono in formato +39 e associazione al cantiere). Trovi la procedura completa, con tutti i passaggi e gli screenshot, nella guida dedicata: Abilitare un lavoratore ad utilizzare l'assistente WhatsApp.
💡 Consigli utili
Inserisci il numero di telefono dei lavoratori già al momento della creazione del cantiere: ti risparmia un passaggio.
Per i mezzi, registra targa e modello in anagrafica: l'assistente li riconosce sia da uno che dall'altro.
I rapportini creati dal bot arrivano in Pillar come bozze: ricordati di approvarli, altrimenti non vengono conteggiati.
Se un lavoratore ha problemi a usare l'assistente, controlla che il suo numero in Pillar sia scritto bene (prefisso +39, niente spazi) e che sia associato al cantiere giusto.
Il promemoria automatico parte alle 18:30: se vuoi che un lavoratore lo riceva, ricordati di attivarlo dalla sezione Lavoratori del cantiere.
Il lavoratore può scrivere all'assistente nella sua lingua: l'assistente capisce e risponde in italiano, rumeno, albanese, arabo e altre lingue.