El Asistente WhatsApp ayuda a quien está en la obra y quiere enviar rápidamente información a la oficina. Los trabajadores envían un mensaje de WhatsApp, incluso de voz, y el asistente rellena el reporte de obra en su lugar: horas trabajadas, trabajos realizados, vehículos y maquinaria utilizados, foto del DDT. En Pillar lo recibes todo listo: solo tienes que aprobar los reportes.
Qué puede hacer el Asistente WhatsApp
Rellenar un reporte de obra a partir de un mensaje escrito o de voz ("Obra Roma, Marco y yo 8 horas, despejado").
Reconocer a varios trabajadores en el mismo mensaje y asignar las horas a cada uno.
Registrar vehículos y kilómetros recorridos ("He usado la furgoneta 50 km").
Registrar maquinaria y horas de uso ("Excavadora 3 horas").
Entender fechas relativas como "ayer", "el lunes pasado", "15 de diciembre".
Guardar fotos, PDF y vídeos (por ejemplo los DDT en papel) en la sección Archivos de la obra correcta.
Responder en el idioma del trabajador: italiano, rumano, albanés, árabe, inglés, francés y otros idiomas. Funciona para todos, sin configuraciones.
Qué puede hacer el trabajador a través de WhatsApp
Una vez habilitado, el trabajador puede escribir al asistente con total libertad. El asistente entiende y rellena en su lugar. Se pueden enviar mensajes de texto, mensajes de voz y fotos.
Escribir un reporte de obra
El trabajador puede decirlo todo en un solo mensaje, o bien responder a las preguntas del asistente. Ejemplos:
"Obra Roma, Marco y yo 8 horas, despejado"
"Hoy 8 horas en la obra de Rávena"
"Mario 4 horas demoliciones, 4 horas excavaciones"
Si falta algo, el asistente se lo pregunta directamente al trabajador (en qué obra, cuántas horas, qué vehículos o maquinaria). Cuando lo tiene todo, muestra un resumen y pide confirmación: solo después del visto bueno el reporte se guarda en Pillar como borrador para aprobar por quien lo recibe en la oficina.
Cómo se reconocen los trabajos
Cuando el trabajador indica un trabajo (por ejemplo "Mario 4 horas demoliciones"), el asistente intenta vincularlo a uno de los trabajos del programa de la obra y, si lo encuentra, asigna las horas.
El asistente solo reconoce los trabajos en curso: los que aún no han empezado o ya han terminado no se vinculan. Si quieres que un trabajo se reconozca, asegúrate de que esté marcado como en curso en el programa de la obra.
El reconocimiento es más preciso si el trabajador ya está asignado a ese trabajo en el programa: en ese caso el asistente lo vincula con más seguridad.
Si el nombre es claro, el asistente vincula el trabajo por sí solo. Si es dudoso, lo pregunta con botones, como máximo una vez por reporte para no molestar al trabajador.
Si el asistente no consigue vincular un trabajo (por ejemplo porque no está entre los que están en curso), el texto dictado por el trabajador no se pierde: se incluye en las notas del reporte, marcado con ⚠️. Así, quien revisa en la oficina lee exactamente lo que indicó el trabajador y puede hacer la asociación correcta a mano.
Registrar kilómetros hechos con un vehículo
Si el trabajador ha usado un vehículo de la empresa, puede indicarlo de voz o por escrito para incluirlo en el reporte. El asistente busca el vehículo en el registro por matrícula, nombre o marca/modelo. Ejemplos:
"He usado el Audi 50 km"
"Hoy la furgoneta Fiat Ducato ha hecho 120 km"
"EX117YA, 30 km"
Si hay varios vehículos compatibles (por ejemplo dos Fiat Ducato), el asistente propone las matrículas disponibles y el trabajador elige con un clic.
Registrar horas de trabajo de la maquinaria
La maquinaria de obra (excavadora, grúa, rodillo, etc.) se registra de forma distinta a los vehículos: se cuentan las horas de uso, no los kilómetros. El trabajador puede indicarlo de voz o por escrito y el asistente la reconoce por su nombre. Ejemplos:
"He usado la excavadora 3 horas"
"La grúa 5 horas"
Si el trabajador no indica las horas, el asistente se las pregunta. Si hay varias máquinas parecidas, muestra botones para elegir la correcta.
Enviar albaránes, reportes en papel, fotos
El trabajador puede hacer fotos del reporte en papel, de un albarán, de una nota de obra, del estado de los trabajos, etc., y enviarlas directamente al chat.
Si el trabajador trabaja en una sola obra, los archivos se guardan ahí automáticamente.
Si está asociado a varias obras, el asistente pregunta en cuál guardarlos.
Formatos aceptados: fotos (JPG, PNG), PDF, vídeo. Máximo 100 MB por archivo.
En los DDT, la IA de Pillar también extrae los datos, y solo habrá que verificar los datos extraídos en Pillar.
Corregir o cancelar
Si en el resumen el trabajador detecta un error, puede responder corrigiendo ("no, Mario ha hecho 6 horas"): el asistente actualiza los datos y rehace el resumen.
En cualquier momento puede escribir "cancelar" para cancelar el reporte en curso. No se guarda nada.
Qué no hace el asistente
No modifica reportes ya guardados. Solo crea nuevos borradores. Las correcciones se hacen desde la app de Pillar.
No elimina reportes aprobados. Solo el que está en curso, si el trabajador escribe "cancelar" antes de confirmar.
No reconoce trabajadores ni vehículos no registrados en Pillar. Si el nombre o la matrícula no está en el registro, el asistente lo señala en el resumen y quien revise el reporte en la oficina podrá añadirlos.
No envía notificaciones por su cuenta. Solo responde cuando el trabajador escribe. Las únicas excepciones son el mensaje de bienvenida en la primera habilitación y el recordatorio automático de las 18:30 (ver más abajo).
No gestiona facturas, pagos ni nóminas. Solo se ocupa de reportes, DDT y archivos.
No funciona por SMS. Hace falta un número con WhatsApp activo.
No acepta stickers, contactos ni ubicación. Solo texto, voz, fotos, PDF y vídeo.
No sustituye la app de Pillar. Aprobar los reportes, gestionar la obra y consultar los datos siguen estando en la app.
Enviar un recordatorio a los trabajadores
Pillar envía automáticamente un recordatorio de WhatsApp todos los días a las 18:30 a los trabajadores para los que hayas activado el recordatorio, así no tienes que acordarte de hacerlo a mano. El trabajador recibe una notificación que le recuerda registrar las horas del día.
Cómo activar los recordatorios para un trabajador
Abre la obra y ve a la sección Trabajadores.
Selecciona los trabajadores para los que quieres activar el recordatorio marcando la casilla junto a su nombre. Puedes seleccionar más de uno.
Al final de la página aparece el botón Configurar recordatorio con el número de trabajadores seleccionados. Haz clic.
Se abre una ventana de confirmación: haz clic en Confirmar.
A partir de ese momento, los trabajadores seleccionados recibirán el recordatorio por WhatsApp todos los días a las 18:30.
Quién puede activar los recordatorios
Activar los recordatorios está disponible para los usuarios con permiso para gestionar trabajadores en la obra, es decir, con rol de Propietario o Administrador.
‼️ Requisito previo: para recibir el recordatorio, el trabajador debe estar ya habilitado para el Asistente WhatsApp (número de teléfono registrado y asociado a la obra). En un trabajador no habilitado no es posible configurar recordatorios.
Cómo habilitar a los trabajadores para el Asistente WhatsApp
Para usar el asistente, cada trabajador debe estar habilitado desde la obra (con un número de teléfono en formato +39 y asociado a la obra). Encontrarás el procedimiento completo, con todos los pasos y capturas, en la guía dedicada: Habilitar a un trabajador para usar el Asistente WhatsApp.
💡 Consejos útiles
Introduce los números de teléfono de los trabajadores ya al crear la obra: te ahorra un paso.
Para los vehículos, registra la matrícula y el modelo en el registro: el asistente los reconoce por cualquiera de los dos.
Los reportes creados por el bot llegan a Pillar como borradores: acuérdate de aprobarlos, de lo contrario no se contabilizan.
Si un trabajador tiene problemas para usar el asistente, comprueba que su número en Pillar esté bien escrito (prefijo +39, sin espacios) y que esté asociado a la obra correcta.
El recordatorio automático sale a las 18:30: si quieres que un trabajador lo reciba, acuérdate de activarlo desde la sección Trabajadores de la obra.
El trabajador puede escribir al asistente en su propio idioma: el asistente entiende y responde en italiano, rumano, albanés, árabe y otros idiomas.