Il modulo Veicoli ti permette di gestire in un solo posto tutti i veicoli della tua azienda: auto, furgoni, camion e qualsiasi mezzo targato. Lo trovi nel menu laterale alla voce Risorse > Veicoli.
Il modulo è organizzato in due aree:
Anagrafica: l'elenco dei tuoi veicoli con targa, dati tecnici, costo per chilometro e allegati.
Scadenzario: le scadenze del veicolo (bollo, revisione, assicurazione e scadenze personalizzate) con avviso via email prima della scadenza.
Anagrafica
L'anagrafica è la carta d'identità di ogni veicolo. Qui registri targa, dati tecnici, costo per chilometro e tutti i documenti collegati.
Aggiungere un veicolo
Dal menu laterale, apri Risorse > Veicoli.
Nella scheda Anagrafica, clicca su + Aggiungi veicolo in alto a destra.
Inserisci la targa e clicca Cerca: Pillar prova a recuperare in automatico produttore, modello, versione e anno di immatricolazione del veicolo.
Verifica i dati compilati e, se vuoi, aggiungi le informazioni opzionali (vedi sotto).
Passa alla scheda Scadenze per inserire bollo, revisione e assicurazione (puoi farlo anche dopo).
Clicca su Salva.
Quali campi compilare
Solo la targa è obbligatoria. Tutti gli altri campi sono opzionali, ma più li compili più ti aiutano dopo:
Chilometri pregressi: quanti chilometri ha già fatto il veicolo prima di entrare in Pillar. Ti serve per tenere traccia dell'uso e capire quando è il momento di fare manutenzioni.
Costo/km: il costo che attribuisci a ogni chilometro percorso dal veicolo (carburante, manutenzione, ammortamento, eccetera). È il valore che Pillar usa per calcolare in automatico il costo sui cantieri: chilometri percorsi × costo/km.
Telaio, produttore, modello, versione, anno di immatricolazione: i dati tecnici del veicolo.
Carburante: Diesel, Benzina, Elettrico, Ibrido, GPL, Metano o Altro.
Scadenzario
Lo scadenzario raccoglie le scadenze dei tuoi veicoli: bollo, revisione, assicurazione e qualsiasi scadenza personalizzata che vuoi monitorare (ad esempio il cambio gomme stagionale). Pillar ti avvisa via email quando si avvicina la data, così non ti dimentichi nulla.
Aggiungere una scadenza
Hai due modi per aggiungere una scadenza:
In sezione Anagrafica, aprendo il dettaglio del veicolo: nella scheda Scadenze trovi già pronti i tre riquadri di Assicurazione, Revisione e Bollo. Espandili e compila importo, data e periodicità.
In qualsiasi momento, dalla scheda Scadenze: apri la scheda Scadenze e clicca + Crea scadenza. Scegli il veicolo, il tipo di scadenza (anche personalizzato) e compila i dati.
Periodicità e scadenze ricorrenti
Per ogni scadenza puoi indicare una periodicità (ogni 6 mesi, ogni anno, eccetera). Quando arriva la data, Pillar pianifica in automatico la scadenza successiva seguendo la stessa cadenza: non devi inserirla di nuovo a mano.
💡 Le scadenze ricorrenti diventano previsioni nel Flusso di cassa
Ogni volta che inserisci una scadenza con un importo e una data, Pillar crea in automatico una previsione nel Flusso di cassa. Se la scadenza è ricorrente, la previsione viene replicata anche nei mesi futuri secondo la periodicità impostata. Così la liquidità futura tiene già conto di bolli, assicurazioni e revisioni che pagherai.
Avvisi via email
Pillar ti manda due email per ogni scadenza:
Un promemoria 30 giorni prima della data di scadenza.
Un avviso il giorno stesso della scadenza.
Le email arrivano all'indirizzo del tuo account Pillar e dei tuoi colleghi. Non devi configurare nulla: i promemoria partono in automatico per tutte le scadenze inserite.
Stati di una scadenza
Stato | Significato |
Programmata | Mancano più di 30 giorni alla data di scadenza. |
In scadenza | Mancano 30 giorni o meno: hai ricevuto il primo promemoria via email. |
Scaduta | La data è passata e la scadenza non è ancora stata segnata come rinnovata. |
Segnare una scadenza come rinnovata
Quando hai pagato il bollo, fatto la revisione o rinnovato l'assicurazione, apri la scheda Scadenze, clicca sui tre puntini accanto alla scadenza e scegli Segna come rinnovata. Se la scadenza ha una periodicità, Pillar pianifica già la successiva.
Registrazione dei costi e dei chilometri
I costi dei veicoli vengono attribuiti ai cantieri in base ai chilometri percorsi e registrati. Il calcolo è semplice: chilometri × costo/km (il costo/km è quello che hai impostato in anagrafica). Il risultato finisce nella voce Chilometri mezzi del margine di cantiere.
Hai due modi per registrare i chilometri su un cantiere.
A mano, dalla pagina Veicoli del cantiere
Dal menu laterale, vai su Progetti > Tutti i cantieri e apri il cantiere.
Dal menu del cantiere, sotto Risorse, clicca su Veicoli.
Clicca + Aggiungi in alto a destra.
Seleziona il veicolo, indica un giorno o un intervallo di giorni (opzionale) e i chilometri percorsi.
Se vuoi, clicca Aggiungi dentro la finestra per inserire più righe in un colpo solo (per esempio una riga per ogni giornata).
Clicca Salva.
In alto a destra della pagina vedi sempre il totale chilometri e il costo totale già calcolati per il cantiere:
Via rapportino
Quando si carica un rapportino di cantiere (da WhatsApp o caricato a mano), è possibile indicare i km percorsi e con quale veicolo. Una volta verificato e salvato il rapportino, i chilometri compaiono in automatico nella pagina Veicoli del cantiere e il costo totale sostenuto viene mostrato in Panoramica cantiere > Marginalità e in Programma di cantiere.
Se il veicolo indicato nel rapportino non è ancora registrato su Pillar, Pillar te lo segnala e ti propone di sceglierne uno esistente o di aggiungerlo subito all'anagrafica.
Quando elimini un veicolo, le sue scadenze vengono cancellate, ma i chilometri già registrati sui cantieri restano salvati nel costo dei progetti.
💡 Per far funzionare il calcolo del costo
Pillar usa il Costo/km che hai impostato in anagrafica. Se lo lasci vuoto, i chilometri restano tracciati ma il costo del cantiere non viene aggiornato. Imposta sempre il costo/km in anagrafica per ogni veicolo che usi sui cantieri.
Consigli utili
💡 Per sfruttare al meglio il modulo Veicoli
Compila il Costo/km in anagrafica: senza questo valore i chilometri sui cantieri non generano costo.
Imposta una periodicità su bollo, revisione e assicurazione: le scadenze future si pianificano da sole e finiscono già nel Flusso di cassa.
Carica gli allegati (libretto, contratto assicurativo, ricevuta del bollo) direttamente sulla scadenza, così quando ti servono li trovi subito.
Se i tuoi operai usano il rapportino, ricorda loro di indicare eventuali chilometri percorsi con i veicoli aziendali: i costi dei mezzi sui cantieri si aggiornano da soli.