Il modulo Macchinari e mezzi ti permette di gestire in un solo posto tutti i macchinari e mezzi d'opera della tua azienda: escavatori, gru, pale, betoniere, dumper, autogru e simili. Lo trovi nel menu laterale alla voce Risorse > Macchinari e mezzi.
Il modulo è diviso in tre schede:
Anagrafica: l'elenco dei tuoi macchinari, con tutti i dati e gli allegati.
Scadenzario: le verifiche periodiche da fare.
Archivio: tutti gli interventi che hai fatto sul macchinario nel tempo (manutenzioni, controlli post-incidente, rinnovi delle verifiche ecc.).
Anagrafica
L'anagrafica è la "carta d'identità" di ogni macchinario o mezzo d'opera. Qui registri categoria, produttore, posizione, costo orario e puoi allegare documenti.
Aggiungere un macchinario
Dal menu laterale, vai su Risorse > Macchinari e mezzi.
Nella scheda Anagrafica, clicca su + Aggiungi in alto a destra.
Compila i campi: alcuni sono obbligatori, altri opzionali (puoi sempre aggiungerli in un secondo momento).
Clicca su Salva.
Posizione: in cantiere o in deposito
Ogni macchinario ha sempre uno stato corrente:
In cantiere, se hai indicato un cantiere come posizione.
In deposito, se non hai indicato alcun cantiere (è il predefinito).
Quando sposti un macchinario da un cantiere all'altro o lo riporti in deposito, apri la finestra Aggiungi posizione: indichi la data di movimentazione e la nuova posizione (un cantiere oppure il deposito). Puoi così tenere traccia di dove si trova il macchinario in ogni momento.
Scadenzario
Lo scadenzario raccoglie tutte le scadenze dei tuoi macchinari: ad esempio verifica annuale INAIL, tagliando del manutentore, revisioni obbligatorie, ecc. Pillar ti avvisa via email quando si avvicina la scadenza, così non ti dimentichi nulla.
Aggiungere una scadenza
Dal modulo Macchinari e mezzi, apri la scheda Scadenzario.
Clicca su + Crea scadenza.
Seleziona il macchinario o mezzo a cui collegare la scadenza.
Scegli il tipo di scadenza: Pillar ti propone una lista di scadenze tipiche per la categoria del macchinario selezionato (per esempio, per un escavatore: prima verifica periodica, verifica periodica INAIL, tagliando manutentore). Puoi scegliere una di queste o crearne una personalizzata con una tua descrizione.
Indica se la scadenza è basata su Data, su Ore o su Data e ore (vedi sotto) e imposta la periodicità (ogni quanto si ripete). Se vuoi, indica anche la fine ricorrenza (fino a una data o dopo un certo numero di ripetizioni).
Se vuoi, aggiungi un importo (il costo previsto, per esempio della revisione) e personalizzare l'avviso di scadenza (quante ore prima vuoi essere avvisato).
Clicca su Salva.
Scadenze a data, a ore o entrambe
Le scadenze possono essere di tre tipi:
A data: si ripetono ogni X giorni, mesi o anni (per esempio la verifica INAIL ogni 12 mesi). Pillar ti manda un'email 30 giorni prima della data e un'altra il giorno della scadenza, se non è stata rinnovata.
A ore di lavoro: si ripetono in base alle ore lavorate dal macchinario (per esempio il tagliando ogni 1.000 ore). Pillar ti avvisa via email quando il macchinario raggiunge il monte ore di avviso che hai impostato (per esempio 100 ore prima del limite) e di nuovo quando raggiunge il monte ore della scadenza, se non è stata rinnovata.
A data e ore: combina i due criteri. Pillar ti avvisa alla prima soglia raggiunta, che sia la data o il monte ore.
Le ore che fanno scattare le scadenze a ore arrivano dalle ore di utilizzo che registri sui cantieri: più registri l'uso del macchinario, più il contatore delle scadenze a ore resta aggiornato.
Segnare una scadenza come rinnovata
Quando hai completato la verifica (per esempio, il manutentore ha fatto il tagliando), apri lo scadenzario, trova la scadenza e clicca su Segna come rinnovata.
Si apre una finestra già compilata con i dati della scadenza, dove puoi aggiungere:
il costo dell'intervento;
una descrizione più dettagliata;
eventuali allegati (fattura, verbale, certificato).
Clicca su Conferma: la scadenza è registrata come rinnovata e i dati che hai inserito vengono salvati come voce anche nell'Archivio del macchinario.
Archivio
L'Archivio raccoglie tutto quello che è successo a un macchinario, anche al di fuori delle scadenze programmate: controlli straordinari, manutenzioni al bisogno, verifiche post-incidente. Insieme ai rinnovi confermati dallo scadenzario, ti dà la cronologia completa di quello che hai fatto sul macchinario e dei relativi costi.
Quando usare l'Archivio
Verifiche post-incidente o post-evento: per esempio dopo una grandinata sulla gru, o un urto sull'escavatore. Il preposto deve verificare e documentare l'esito.
Manutenzioni una tantum: interventi decisi sul momento, senza una scadenza fissa.
Verifiche alla messa in servizio: i controlli obbligatori da fare al primo utilizzo del macchinario.
Qualsiasi intervento che vuoi tenere tracciato (sostituzione di un pezzo, riparazione su rottura, eccetera).
Aggiungere una voce all'Archivio
Dal modulo Macchinari e mezzi, apri la scheda Archivio.
Clicca su Aggiungi.
Seleziona il macchinario a cui si riferisce l'intervento.
Compila data e descrizione e, se vuoi, indica un costo e allega documenti (fattura, verbale, foto).
Clicca su Salva.
💡 Scadenzario o Archivio? Le differenze
Sono due sezioni complementari ma con scopi diversi. In pratica: lo scadenzario ti ricorda cosa devi fare, l'Archivio documenta cosa hai fatto.
Ecco quando usare l'una o l'altra:
| Scadenzario | Archivio |
Cosa contiene | Le verifiche programmate che si ripetono nel tempo (verifiche INAIL, tagliandi, revisioni). | Tutti gli interventi non pianificati o ricorrenti: es. controlli straordinari, manutenzioni una tantum. |
Notifiche | Sì: Pillar ti avvisa via email prima della scadenza. | No: l'Archivio è un registro, non manda notifiche. |
Come ci finiscono le voci | Le crei tu indicando la periodicità. | Le aggiungi tu manualmente, oppure ci finiscono i rinnovi che confermi dallo scadenzario (con costo e allegati). |