Com a importação a partir de PDF podes:
Carregar uma ou mais faturas dos teus fornecedores em formato PDF, mesmo todas de uma vez.
Deixar que a Pillar leia o documento e extraia sozinha o número, os montantes, as datas, o fornecedor, as linhas e os vencimentos.
Encontrar a fatura já preenchida na tua lista, sem escrever nada à mão.
Corrigir ou completar os dados mais tarde a partir do detalhe da fatura.
Como se faz?
No menu à esquerda, clica em Contabilidade e depois em Faturas "De fornecedores" ou "A clientes".
No canto superior direito, clica em "Importar fatura" (extrair a partir de PDF).
Na janela que se abre, escolhe um ou mais ficheiros PDF do teu computador. Podes selecionar mais do que um de cada vez.
Clica em "Importar".
Verás a mensagem "A extrair..." enquanto a Pillar lê os documentos. No final aparece uma mensagem de confirmação para cada fatura (por exemplo "Fatura n.º 123 registada como fatura recebida") ou uma mensagem de erro se algo não correu bem.
ℹ️ Ao carregar, não tens de escrever nada à mão: os dados extraídos são guardados de imediato e podem ser sempre alterados a partir do detalhe da fatura.
De cada PDF a Pillar lê e preenche automaticamente:
Número da fatura
Fornecedor
Datas: data do documento e vencimentos
Montantes: base tributável, IVA e total
Linhas de detalhe da fatura
Se algum dado estiver em falta ou errado, abre a fatura a partir da lista e corrige-o no detalhe.
Depois de extraída a fatura, a Pillar continua a trabalhá-la por ti:
Associação à obra: se a data da fatura estiver dentro de 7 dias, a Pillar tenta associá-la automaticamente à obra ou ao projeto certo.
Categoria de despesa: a fatura é classificada na categoria de despesa correspondente.
Calendário de pagamentos: os vencimentos da fatura são adicionados ao calendário de pagamentos, para os teres sob controlo.
Erros comuns
Erro | O que significa e o que fazer |
O ficheiro não é um PDF | Só podes importar ficheiros em formato PDF. Converte o documento para PDF ou introduz a fatura à mão com "Importar fatura". |
Ficheiro demasiado grande | Cada ficheiro pode pesar no máximo 10 MB. Reduz o tamanho do PDF e tenta de novo. |
A fatura já existe | A Pillar reconheceu um duplicado: já existe uma fatura com o mesmo número e do mesmo fornecedor. A fatura não é carregada de novo. |
Não foi possível extrair os dados | A Pillar não conseguiu ler o documento (por exemplo, um PDF digitalizado de baixa qualidade). Tenta com um ficheiro mais legível ou introduz a fatura à mão. |
💡 Para uma extração mais precisa
Carrega o PDF original do fornecedor: quanto mais limpo e legível for o documento, mais precisa é a extração.
Podes carregar várias faturas de uma vez: seleciona mais do que uma na mesma janela.
Verifica sempre os dados no detalhe da fatura depois de a importares e corrige o que for preciso.
Mantém cada ficheiro abaixo dos 10 MB: os ficheiros mais pesados não são carregados.
Se uma fatura não for carregada porque já existe, significa que já a tinhas introduzido: procura-a na lista.
Se a associação à obra não estiver correta, podes alterá-la à mão a partir do detalhe da fatura.